Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Организация закупок является важным компонентом любого бизнеса. В небольшой компании этим может заниматься руководство с ассистентами, но с увеличением масштаба предприятия это требует гораздо больших усилий и трудовых ресурсов. В таких условиях наилучшим решением будет автоматизация закупок. В нашей статье мы расскажем о том, что это значит и какие преимущества имеет такая система организации закупок.

Повышение эффективности работы предприятия – это одна из главных целей автоматизации закупок. Для этого применяют специальные программы, позволяющие оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять план, формировать документацию и согласовывать сроки поставок. Помимо этого, автоматизированная система закупок помогает руководству фирмы анализировать продажи и контролировать выполнение плановых заданий. Программа автоматизированных закупок может быть рассмотрена как ценный сотрудник, который не допускает ошибок, не опаздывает, не требует зарплату и работает в десятки раз быстрее отдела.

Автоматизированная организация закупок позволяет на 15-16% сократить затраты и на 20-30% ускорить закупочный процесс. Кроме того, она помогает контролировать деятельность сотрудников и поставщиков, что приводит к увеличению объемов закупок и созданию конкуренции между поставщиками. В конечном итоге, это благоприятно сказывается на развитии компании.

Недостатком автоматизации является необходимость обучения сотрудников работе с программой. В небольших компаниях это можно сделать незамедлительно, в крупных организациях с филиалами это затруднительно, но на рынке есть и компании, которые готовы предложить установку и внедрение систем автоматизации, а также проведение презентаций и гайдов по работе с ними.

Кстати, компания "Вимм-Билль-Данн" после автоматизации процессов складского хозяйства смогла сократить количество возвратов продукции почти вдвое, увеличить количество обрабатываемых в день заказов на треть и повысить показатель точности работ с 77 до 99 процентов.

Системы для автоматических закупок: какие они бывают и как выбрать

При автоматизации бизнес-процессов в каждой компании необходимо учитывать их уникальность. В частности, возникает необходимость использования разных систем организации закупок. Если головной офис использует SAP, а филиал в другой стране — 1С ERP, нужно выстраивать связи между системами для полноценной автоматизации закупок. Вместо этого можно использовать локальные базы данных, но у них есть недостатки:

• Риск потери конфиденциальной информации или ее кражи. В современном мире киберпреступления уже не являются редкостью, а уровень защиты даже самых известных баз данных не является совершенным.
• Руководителю необходимо тратить время на поиск информации: история тендера, отчеты по срокам и результатам. Оперативность является важным критерием в бизнесе.
• Потеря истории коммуникации с поставщиками в результате работы по e-mail и телефону. Эти данные необходимы для анализа результатов сотрудничества и в качестве доказательств при возникновении конфликтов с бизнес-партнерами.
• Необходимость составлять документы и письма заново каждый раз, потому что нет систематизированного хранилища шаблонов и типовых бумаг, что отнимает много времени.

Однако локальные базы данных могут подойти только начинающим предпринимателям. С ростом бизнеса они становятся неактуальными. В этом случае можно использовать автоматизированные системы организации закупок, которые позволят решить все перечисленные выше проблемы.

Особенности внедрения систем

Когда речь заходит о внедрении системы автоматизированной организации закупок, следует учитывать несколько этапов. В первую очередь, необходимо провести исследование бизнес-процессов в компании, что позволит грамотно спланировать разработку и проектирование системы. Также не стоит забывать о программном обеспечении фирмы, на которое должны быть выдвинуты определенные требования для эффективной работы системы. Тем не менее, специалисты по внедрению автоматизированных закупок учитывают все эти моменты и могут подобрать индивидуальное решение.

После установки системы автоматизированной организации закупок в компании необходимо организовать обучение сотрудников работе с системой. Доступ к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, отвечающим за организацию закупок в предприятии. Если компания имеет несколько подразделений, то такая система должна быть растиражирована на каждое из них. Оптимальным решением является запуск системы в тестовом режиме в первое время. Это позволит сотрудникам более детально ознакомиться с новшеством без лишней спешки, а руководству - убедиться в качестве работы системы.

Сложность процесса внедрения системы автоматизированной организации закупок может показаться чрезвычайно высокой. Однако, компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных систем, располагают отделом технической поддержки, где можно получить помощь по профильным вопросам. Гланое - правильно выбрать проверенного поставщика услуг и обратиться к нему за помощью.

Фото: freepik.com